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公文写作
如何让AI成为你的得力伙伴？
用对、用好各类AI工具
大幅提升写作效率和质量！
公文写作是机关团体、企事业单位在处理公务时使用的具有特定格式和实用性的应用文写作。写好公文不仅是工作需求，也是提升组织效能和个人职业素养的重要途径。许多人都曾为写不出够长的高质量文字而头疼，而现在，AI在各个领域都展现出了它的强大，公文写作也不例外。当AI走进职场，有文字工作者惊叹：ta是要抢走我的饭碗吗？！其实不然……
Part.01
这样提问
让AI更懂你
提示词过于简单、缺少细节
或过于混乱，结构不清楚
这样的指令可能会
让AI误解你的需求
导致AI给出的结果并不理想
或无法输出想要的结果
指令
若想让AI更快、更好地
听懂（理解）你的指令
可以先为ta搭好提示词框架
“角色＋背景+任务+要求”
1.角色设定
角色=单位＋身份+能力。
单位：政府部门、事业单位......
身份：（办公厅）主任、领导职务、专家身份
能力：深刻理解....../充分掌握....../擅长....../善于运用....../有丰富的......经验/致力于......领域/职责是......方面
提示词示例：
→ 修改后：你是省政府办公厅主任，非常熟悉新型工业化的特点要求，请提供一份推进新型工业化的工作计划写作提纲
2. 背景描述
跟我们平时写作一样，如果领导让你写一篇演讲稿，不告诉你给谁讲、在哪讲，你多半会感到无从下手吧！因此，让AI写作的时候，也必须给AI明确写作背景。
还是上面这个例子，你可能需要补充这些背景信息*（示例，供参考）
宏观背景：为贯彻落实中央经济工作会议精神，加快推进新型工业化。
微观背景：xx市将召开经济工作座谈会，会议将围绕“大力推进新型工业化发展数字经济进行交流讨论。
受众背景：参会人员为政府相关部门负责人、市辖区县领导、企业家代表、经济专家，金融机构负责人
明确了作者角色以及文章的写作背景，再去给AI下指令，这样输出的时候也将更加贴近我们的需求。
提示词示例：
【角色】你是省政府办公厅主任，非常熟悉新型工业化的特点要求。接下来请指导我写好一篇领导讲话稿。【宏观背景】为贯彻落实中央经济工作会议精神，加快推进新型工业化，【微观背景】xx市将召开经济工作座谈会，会议将围绕”大力推进新型工业化 发展数字经济“进行交流讨论，【目标受众背景】参会人员为政府相关部门负责人、市辖区县领导、企业家代表、经济专家、金融机构负责人等，【任务】我是市政府办公室工作人员，要撰写一篇市长在座谈会上的讲话发言，请告诉我应该从哪些方面撰写这篇讲话稿，并列出讲话要点。
3. AI辅助拆解信息
如果不会自己拆解背景信息，也可以借助AI强大的推理思考和逻辑能力来辅助我们。
提示词示例：
你是省政府办公厅主任，非常擅长公文材料写作。我要撰写一篇领导在经济工作座谈会上的讲话稿。请你从不同方面去拆解这篇公文的背景，分析解决这个问题需要哪些信息?根据你的分析，向我提问来询问你需要知道的信息。请提出尽可能多的问题。
Part.02
按文章性质
选择AI工具
常见的公文按照内容性质可分为两大类，即标准化的和特色化的。
Artificial intelligence is not
the science of the future
but the reality of the present.
标准化公文（套模板）：这种公文是按照固定模板撰写，旨在让大众快速简单直接地理解内容。比如通知、公告、通告等。标准化公文最关键的就是模板，除了一些必要的条件之外，其他的根本内容基本不会产生大量的变化。
特色化公文（个性化）：此类公文具有领导或部门的独特风格，可能更注重表达方式和个性化特点。适用于需要展示领导思想、部门特色或针对特定问题进行深入阐述的文件。特色化公文最关键的就是要与众不同，最好是能结合自己所在部门特色的，像是引用诗句，化用典故，结合本单位、本部门之前的事迹等。
AI写作辅助工具推荐
1.新华妙笔
特色：
-公文写作垂直优化：专为公文场景设计，支持长文本生成（如5分钟生成1.2万字），提供权威数据库和范文案例，确保内容合规性。
-安全策略精细：避免常规公文词汇被误判为敏感词，支持文本校对、防泄密功能，适合体制内用户。
-团队协作功能：支持企业级协作办公，可结合“新华问道”领导人论述库，提升公文专业性。
*需要付费（免费版仅能试用7天）。
适用场景：政府工作报告、工作总结、政策文件等长文本公文。
2.讯飞文书
特色：
-全流程辅助：覆盖素材筹备、稿件撰写、审稿核稿全流程，内置高频公文模板（如工作总结、调研报告）。
-语音转文字：支持会议录音实时转文字，自动提炼要点，生成会议纪要。
-智能校对：提供格式自动校对和AI续写功能，提升公文规范性。
适用场景：会议纪要、工作总结、调研报告等事务性公文。
3.秘塔写作猫
特色：
-智能纠错与降重：支持公文语法校对、敏感词检测及AI降重，确保文本合规性。
-多端协同：提供网页、Chrome插件、Word插件等多端使用，方便团队协作。
-模板库丰富：内置公文模板，支持一键生成通知、公告等标准化文件。
适用场景：通知公告、公文初稿润色与校对。
4.WPS AI智能助手
特色：
-AI生成PPT与文档：输入描述即可生成PPT大纲和配套演讲稿，支持快速调整内容。
-文本润色与模板库：内置公文模板，提供语法检查、智能推荐，适配多设备办公。
适用场景：汇报PPT制作、公文框架生成与优化。
5.笔灵AI写作
特色：
-多平台适配：支持复刻爆款公文结构，提供敏感词检测和一键发布功能。
-高效信息整合：擅长从文档或链接中提取要点，生成逻辑清晰的公文内容。
适用场景：多平台公文发布、标准化文件快速生成。
6.梅子AI论文
特色：
-学术与公文结合：虽主打学术论文，但其大纲生成和逻辑梳理功能可迁移至公文写作，支持快速生成初稿。
-降重与润色：提供文本改写服务，降低重复率，提升语言规范性。
适用场景：研究报告、政策分析类公文。
注：上述6款工具均由DeepSeek推荐。
Part.03
注意事项
人工把关，提高质量
在公文写作中使用AI工具，在提高效率的同时，如何保证质量？以下几点必须注意↓
首先，必须复核关键信息——AI可能生成虚构数据/政策，需人工核对文件编号、法规名称、时间节点等。
其次，要对敏感内容做适当的处理。凡是涉密或敏感信息（如人员名单、财务数据）建议人工补充。
然后，记得微调格式细节：版头、版记、页码等复杂排版可以使用专业公文模板二次调整。
还有语气适配。对AI生成的文字据行文方向调整措辞（如上行文用“恳请”，平行文用“商请”，下行文用“要求”）
归根结底，作为“笔杆子”的人才是最重要的，AI可以为我们的公文写作提供最强助力，但最终那些观点、干货都是无法用AI机械代替的。
你还知道哪些强大好用的AI工具？欢迎向我们推荐！
- END -
参考资料：
1. 《还不会公文写作？看AI如何帮我们快速写出一篇优秀的公文》，公众号“白菜子子”
2.《5个工具 → 效率神器，强大好用的AI公文写作工具推荐》，公众号“AK基地”
3.《手把手教你用Deepseek写公文， 看完就会》，公众号“办公室材料姐”
4.《学会用AI工具写公文，领导笑了我升职了！》，公众号“东生成AIGC”
配图来自公共图片库，社协文化编辑整理。
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