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公文写作能力提升|如何做好一份会议记录?

发布日期:2021-09-03 00:00:00   浏览量 :711
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公文写作是社会组织从业者的基本功,也是社会组织从业人员必须要掌握的能力之一。


公文,即公务文书,是法定机关与组织在公务活动中,按照特定的格式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料。


无论从事专业工作还是从事行政事务,都要学会通过公文来传达政令政策、处理公务,以保证协调各种关系,使工作正确、高效地进行。


从类型上分,公务文书包括决议、决定、请示、报告、通知、通报、公示、函、会议纪要、会议记录等种类。


在社会组织工作中,文书写作既要遵守相关规则又需要灵活掌握。为帮助社会组织从业者进一步提升文书工作水平,我们特别收集了相关资料,这就和大家分享一下。




一、关于会议记录

会议记录指的是把会议组织情况和会上的报告、发言、决议等内容客观记录下来的书面材料。会议记录一般不公开发表,如因工作需要确需发表的,应征得发言者同意。



二、会议记录一般有哪些内容?

会议记录一般包括标题、会议组织情况、会议内容三部分。


1、标题 

组成:单位、部门、机构名称+会议名称+会议次数

格式:黑体、二号字体,段前段后各空一行


2、会议组织情况 

会议时间: ××××年××月××日起止时间

会议地点:具体地点,如××会议室

出席人:出席者姓名、职务

列席人:列席者姓名、职务

缺席人:缺席人少时,要具名

主持人:主持人姓名、职务

记录人:记录人姓名、职务


3、会议内容 

详细记录:决议、建议、关键问题、关键人物的发言、开头定调性言论、结尾总结性言论。

要点记录:关键和重点。如:在会上报告了什么事情,讨论了什么问题,作出了什么决议等。




三、如何做好一份会议记录?


作为存档的重要凭证,会议记录要做到实事求是,力求完整、真实、准确,忠于原意。为保证会议记录的客观全面,可借助一些录音、录像设备,或请专业速记人员辅助完成。


会议记录作为办公室的一项日常工作,看似简单,真正做好并不容易,它需要在会前、会中、会后投入足够的时间和精力,并充分考虑多种细节与因素。结合工作实际,我们认为,做好会议记录应着重把握好这几点:


一、准备细致到位


认真细致的准备工作是做好会议记录的重要保障。会前,记录人要对会议议题、主要内容进行详细了解,对以往相关会议讨论情况、会议决议等做到心中有数。


会议记录通常采用现场文字记录(笔录或电脑记录)和录音(或录像)记录相结合的方式,一方面可以确保记录内容的全面、准确;一方面也对有关准备工作提出了较高要求。对此,记录人应养成一种职业习惯:提前到达会场、提前调试记录设备,避免因准备不足而影响会议记录效果。


二、记录完整真实


一份完整的会议记录,除了会议主要内容外,还应包括会议名称、地点、起止时间、主持人、记录人、参会人员、列席人员、缺席人员、会议讨论议题等要素。会议记录的目的,就是要忠实记载会议召开时的情景,以便日后查阅。这就要求会议记录必须真实,不能夹杂个人观点,更不能有意增减发言内容。要尽量将发言人所说内容全部记录下来,保持语言的原汁原味。


为确保会议记录内容的真实可靠,对于一些重要会议,可以会上录音、会后整理,即便是重复的发言内容也如实记下,力求准确还原发言者的每一句话、如实反映会上的讨论情况。


三、整理准确及时


会上记录的内容只是一个草稿,会议结束后,须在草稿基础上尽快整理成要素完整、文通字顺、格式规范的会议记录。在此过程中应注意以下几点:


一是对记录内容查漏补缺。根据会议录音等对记录文稿进行核对,对遗漏内容进行补充,对记录有误处加以修正。


二是对人名、地名、机构名、事件名等专有名词逐一核实。对个别无法确定的专有名词,应根据录音记录,标注拼音。


三是对记录文稿进行全面整理。在不影响记录真实性、完整性的前提下对文稿内容进行适当整合,确保记录体例(可理解为格式)的规范统一。经提交并通过审批后,应将会议记录及时归档留存。




最后,再给大家提供一个来自中国科协学会服务中心的会议记录模板。平时多多收藏此类常用的格式模板,以后要用时简单修改就能用上啦!



会议记录


会议名称:×××学会第×届理事会第×次会议

时间:×××年×月×日×时——×时

地点:×××(略)

出席人:×××(略)

缺席人:×××(略)

列席人:×××(略)

主持人:×××(略)

记录人:×××(略)

主持人发言:×××(略)

与会者发言:××× (略)

……(略)

散会

主持人:×××(签名)

记录人:×××(签名)

(本会议记录共×页)



总结

“会而有议,议而有决,

决而有行,行而有果”

是会议的指导原则

学会做好会议记录

切实提高会议的效率


END


注:本文资料来源社会组织众扶平台、“共青团中央公众号、中国科协学会服务中心“学会服务365公众号,社协文化整理编辑。配图来自stocksnappixabay等。

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