如何帮助与会者适应线上虚拟活动

写在文首：

随着越来越多的活动虚拟化，为工作人员、与会者、演讲者和参展商提供他们需要的信息和培训，让他们对这个领域充满信心，是很重要的。

正如我上周所写的，COVID-19已经导致许多协会将他们的现场活动转化为虚拟活动。虽然很高兴看到组织者能如此讯速地实现这一点，但这往往需要参会者适应新技术并学会如何在虚拟环境中最有效地参与。以下四点建议希望对你及你的协会有帮助。

工作人员。你可能很幸运，在你的团队中有一个精通策划和执行虚拟活动的人。但如果不是这样，考虑一下如何让工作人员获得他们需要的知识。一个可靠的选择是在您用于最佳实践和培训的虚拟会议平台上查看您的联系人。另一个建议是:如果有足够的时间，鼓励员工向行业同事寻求建议。(这样做还有一个好处，就是可以帮助他们在社交疏远的时候保持联系。)此外，可以考虑进行一次彩排，让工作人员提前几天演练虚拟活动，这将有助于他们在活动正式开始之前解决任何问题。

与会者。如果这是你第一次要求与会者登录一个虚拟平台来学习和交流，那么进行一些培训是必要的。在你的虚拟活动开始前一周左右，可以考虑举办一个网络研讨会，在那里你可以学习使用这个平台的基本知识，并给与会者提问的机会。另外，一定要为每位与会者提供一本说明手册，内容包括如何在会议中提问等以及其他常见问题。

演讲者。在现场活动中演讲和在虚拟环境中与与会者交流是不一样的，所以在活动开始前，请与演讲者举行一次网络研讨会，帮助他们在熟悉虚拟环境。就如何制作幻灯片、穿着以及在仅限在线的活动中发言时使用什么背景材料提供建议。你甚至可以给每一位演讲者做三分钟的测试运行。如果你是前期录制的演讲者，一定要详细说明他们需要的文件类型，以及一些最佳录制方法。

参展商。如果你的虚拟活动邀请了参展商，请像在现场活动时那样为参展商提供指导。此外，一定要强调他们在参加虚拟活动时收到的数据，包括谁参加了活动，他们各自的参会时间，参观了哪些展位，下载了哪些文件，是否使用社交媒体以及问了哪些问题。别忘了提醒参展商，他们在展台上提供的内容越多（比如信息表、视频或网络链接），他们得到的关注就会越多。

本文作者 | Samanthe Whitehorne

来源丨 Associations Now

翻译丨“社团管理资讯平台”（ID：ASAEChina）

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